همانطور که می دانید بیشتر زندگی ما انسان‌ها بر مبنای ارتباطات شکل می‌گیرد. برای اینکه بتوانیم به بهترین نحو، مقصود خود را به مخاطب مان برسانیم، لازم است که مهارت های ارتباطی یا به عبارتی فوت و فن های لازم را برای برقراری بهتر و مؤثرتر ارتباط بیاموزیم و به موقع بکار ببریم.
۳ جنبه مهم مهارت های ارتباطی
شناخت و درک مبانی مهارت‌های ارتباطی
جذب مخاطب
کاربرد درست کلمات
در ادامه به شرح ویژگی‌های این سه جنبه مهم مهارت‌های ارتباطی می‌پردازیم.
شناخت و درک مبانی مهارت‌های ارتباطی
به منظور آشنایی و رسیدن به شناخت کافی و درک مبانی مهارت‌های ارتباطی، اولین نکته این است که تعریف دقیقی از ارتباط داشته باشیم.
ارتباط چیست؟
«ارتباط» فرآیند انتقال سیگنال/پیام بین فرستنده و گیرنده از طریق روش‌های مختلف مانند کلمات نوشتاری، نشانه‌های غیرکلامی و کلمات گفتاری(کلامی) است.
در واقع، ارتباط مکانیسمی است که ما برای ایجاد و اصلاح روابط خود از آن استفاده می‌کنیم.
اصولا، وقتی سخن از ارتباطات به میان می‌آید معمولا صبحت کردن با یکدیگر در ذهن انسان تداعی می‌شود. اما ارتباطات چیزی بیش از صحبت کردن است. وقتی شما در کلاس درس به پرسش، پاسخ می‌دهید، وقتی تشویق می‌شوید، وقتی درمورد عقاید و افکار دیگران بحث می‌کنید، با کسی دست می‌دهید، در یک مصاحبه استخدامی شرکت می‌کنید، در یک جلسه گروهی شرکت می‌کنید، لباسی را انتخاب می‌کنید و یا به خرید یک خودرو اقدام می‌کنید، در واقع شما ارتباط برقرار کرده‌اید.
از کلمات نوشتاری در نوشتن مطالب علمی و پژوهشی، طرح پرسش و آزمون به منظور آگاهی یافتن از مخاطبان، تجدیدنظر و ویرایش متون نوشته شده و ارائه مناسب اطلاعات و تولید محتوا برای سخنرانی‌ها و غیره استفاده می‌گردد.
علائم و نشانه‌های غیرکلامی ، نه تنها احساسات فرد را به تصوير مي‌كشند بلكه اغلب نشان مي‌دهند او چگونه با احساسات كنار مي‌آيد. در واقع، بخش مهمي از تعامل انسان‌ها شامل ارتباطات غيركلامي و استفاده از زبان بدن است. مثلاً اطوارها، حالت‌هاي چهره و ژست‌هاي افراد مي‌توانند نگرش‌ها و احساسات آنها را به ديگران انتقال دهند و اين حركات و موارد زيادي مي‌توانند حتي مؤثرتر از پيام‌هاي كلامي باشند.
و اما کلمات گفتاری که بصورت بیان شفاهی و بصورت کلامی مورد استفاده قرار می‌گیرند بیشتر برای ارائه مطالب مفید و مؤثر ، آگاهی از مخاطبان و به منظور گوش دادن نقادانه به دیگران و اظهارنظر می‌باشد. ناگفته نماند گاهی حین صحبت کردن و بیان کلامی از زبان بدن (غیرکلامی) هم استفاده می نماییم که کمک شایانی است به برقراری ارتباط بهتر.
دومین نکته‌ای که لازم است به آن توجه کنیم تا در مهارت های ارتباطی خود موفق باشیم این است که آنچه را که می‌خواهیم در ارتباطات خود، بیان کنیم قبلا به آن فکر کرده باشیم تا بتوانیم بخوبی آنرا در بیان خود منتقل نماییم. زمانی که بدانیم که درباره چه چیزی می‌خواهیم گفتگو نماییم، مشارکت ارزشمندی بین ما و طرف مقابل‌مان (مخاطب) ایجاد می‌شود و با آگاهی می‌توانیم اظهارنظر کنیم و احساسات خود را مطرح نماییم. افرادی که در صحبت کردن خود مردد هستند در واقع به آنچه که می‌گویند اطمینان ندارند و تصور می‌کنند که مطلب‌شان خیلی ارزشمند و مفید نیست تا در مخاطب خود اثر بگذارند در نتیجه با ترس حرف می‌زنند نه با شهامت.
و سومین نکته بسیار مهم دیگری که باید حتما آنرا مدنظر داشته باشیم تا در مهارت‌های ارتباطی خود بیشتر از پیش موفق باشیم داشتن تمرین مداوم است.
توسعه مهارت های ارتباطی پیشرفته با تعاملات ساده آغاز می‌شود. مهارت‌های ارتباطی را می‌توان هر روز در محیط‌هایی از اجتماعی تا حرفهای تمرین کرد. مهارت‌های جدید به زمان نیاز دارند تا اصلاح شوند، اما هر بار که از مهارت‌های ارتباطی خود استفاده می‌کنید، فرصت‌ها و باب شراکت‌های آینده را باز می‌کنید.
«داشتن مهارت های ارتباطی خوب، کلید راه موفقیت است.»
جذب مخاطب
یکی دیگر از جنبه‌های مهم مهارت‌های ارتباطی خوب، توانایی در جذب مخاطب است. اینکه بتوانیم با کلام خود در دل مخاطب رخنه کنیم و بتوانیم تأثیرگذار و مؤثر صحبت کنیم و ارتباط خوبی را با مخاطب خود برقرار نماییم. در ادامه به بررسی چندین روش برای جذب بهتر مخاطب می‌پردازیم.
روش های جذب بهتر مخاطب
سعی کنیم با مخاطب خود ارتباط چشمی برقرار کنیم.
چه در حال صحبت کردن و یا گوش دادن باشید، نگاه کردن به چشمان فردی که با او صحبت می‌کنید می‌تواند تعامل را موفق‌تر کند. تماس چشمی علاقه را منتقل می‌کند و در روابط خانوادگی، شریک زندگی شما را تشویق می‌کند که در مقابل به شما بیشتر علاقه‌مند شود.
چند راهکار عملی:
تکنیک اول: آگاهانه به یکی از چشمان شنونده نگاه کنید و سپس به چشم دیگر بروید. رفت و برگشت بین این دو باعث می‌شود که چشمان شما برق بزنند.
تکنیک دوم: یک حرف 'T' را روی صورت شنونده تصور کنید، به طوری که میله متقاطع یک خط خیالی در سراسر ابروها است و خط عمودی که از مرکز بینی پایین می‌آید. چشمان خود را در حال اسکن کردن منطقه 'T' نگه دارید.
حین گفتگو از ژست،ها استفاده کنید. با حرکت دادن دست و صورت می‌توانید بهتر مخاطب را جذب نمایید. کاری کنید که تمام بدنتان حرف بزند. از حرکات کوچکتر برای افراد و گروه‌های کوچک استفاده کنید یادتان باشد با افزایش اندازه گروهی که شخص به آن خطاب می‌کند، حرکات ژست باید بزرگتر شوند
پیام های مختلط نفرستید. کلمات، حرکات، حالات چهره و لحن خود را مطابقت دهید. اگر مجبور به ارائه پیام منفی هستید، کلمات، حالات چهره و لحن خود را با پیام مطابقت دهید
از آنچه بدنتان می‌گوید آگاه باشید. زبان بدن می‌تواند خیلی بیشتر از یک لقمه کلمه بیان کند. یک موضع باز با بازوهایی که در کنار شما قرار دارند، به اطرافیانتان می‌گوید که شما قابل دسترس هستید و برای شنیدن حرفهای آنها آماده هستید. از سوی دیگر، بازوها و شانه‌های قوز کرده نشان دهنده بی‌علاقگی به مکالمه یا عدم تمایل به برقراری ارتباط است.
نکته: اغلب، ارتباط را می‌توان قبل از شروع با زبان بدن که به مردم می‌گوید نمی‌خواهید صحبت کنید، متوقف کرد. همچنین، وضعیت قرارگیری مناسب و یک موضع نزدیک، می‌تواند باعث شود که مکالمات دشوار نیز روان‌تر شود.
نگرش‌ها و باورهای سازنده را بروز دهید. نگرش‌هایی که در ارتباط، بیان می‌کنید تأثیر زیادی بر نحوه تعامل شما با دیگران خواهد داشت. سعی کنید حین برقراری ارتباط با دیگران، صادق، صبور، خوش‌بین، صمیمانه، محترمانه و پذیرنده باشید. نسبت به احساسات دیگران حساس باشید و به شایستگی دیگران ایمان داشته باشید.
مهارت‌های شنیداری مؤثر را توسعه دهید: نه تنها فرد باید بتواند به طور مؤثر صحبت کند، بلکه باید به حرفهای طرف مقابل گوش دهد و در مورد آنچه طرف مقابل صحبت می‌کند، ارتباط برقرار کند. گاهی افراد آنقدر عجول هستند که هنوز کلام طرف مقابل تمام نشده، می‌خواهند حرف خودشان را بزنند و آنچه در ذهنشان آمده سریع بیان کنند که این کار باعث عدم برقراری ارتباط و تعامل خوب می‌شود.
کاربرد درست کلمات و واژگان
برای اینکه بتوانید بخوبی از مهارت‌های ارتباطی خود استفاده نمایید، رعایت موارد ذیل جهت کاربرد درست کلمات و واژگان ضروری است:
سعی کنید براحتی، کلمات خود را بیان کنید، واضح صحبت کنید و زمزمه نکنید. اگر مخاطبین همیشه از شما می‌خواهند که خودتان را تکرار کنید، سعی کنید کار بهتری را انجام دهید و خودتان را به شیوه‌ای بهتر بیان کنید.
کلمات خود را به درستی تلفظ کنید. مردم شایستگی شما را از طریق واژگان شما قضاوت خواهند کرد. اگر از نحوه بیان یک کلمه مطمئن نیستید، از آن استفاده نکنید. با خواندن کلمات جدید در برنامه روزانه، دایره لغات خود را تقویت کنید. با مراجعه به فرهنگ لغت می‌توانید نحوه تلفظ درست لغات را هم بیاموزید.
از کلمات مناسب استفاده کنید. اگر از معنی کلمه مطمئن نیستید، از آن استفاده نکنید.
تمرین: یک فرهنگ لغت بردارید و عادت کنید روزانه یک کلمه جدید را یاد بگیرید و سعی کنید در طول روز آنرا در مکالمات خود بکار ببرید.
سرعت سخنرانی خود را کاهش دهید. اگر سریع صحبت کنید، مردم شما را عصبی و نسبت به خودتان نامطمئن می‌دانند. با این حال، مراقب باشید که سرعت خود را به حدی کاهش ندهید که مردم شروع به اتمام جملات شما کنند و به شما کمک کنند تا آن را به پایان برسانید.
صدای خود را توسعه دهید. توجه داشته باشید، صدای بلند یا ناله به عنوان صدای اقتدار تلقی نمی‌شود. در واقع، صدای بلند و ملایم می‌تواند شما را طعمه یک همکار پرخاشگر کند یا باعث شود دیگران شما را جدی نگیرند.
تمرین: شروع به انجام تمرینات برای پایین آوردن سطح صدای خود کنید. آواز خواندن را امتحان کنید، اما آن را یک اکتاو پایین‌تر روی همه آهنگ‌های مورد علاقه خود انجام دهید. این تمرین باعث می‌شود پس از مدتی صدای شما شروع به پایین آمدن کند.
صدای خود را متحرک کنید. از صحبت کردن بصورت یکنواخت، خودداری کنید و سعی کنید پویا باشید. گام صدای شما باید به صورت دوره‌ای بالا و پایین بیاید.
از حجم مناسب استفاده کنید. از صدای مناسب برای تنظیم استفاده کنید. وقتی تنها هستید و نزدیک هستید آرام‌تر صحبت کنید. هنگامی که با گروه‌های بزرگتر یا در فضاهای بزرگتر صحبت می‌کنید، بلندتر صحبت کنید.
کلام پایانی
کسب مهارت های ارتباطی کمک می‌کند تا در تعاملات و گفتگوهای شخصی، شغلی و کاملا حرفهای خود توانا و موفق باشیم و با داشتن فن بیان قوی، موجز و مؤثرتر ارتباط برقرار نماییم و درهای موفقیت یکی پس از دیگری به رویمان گشوده خواهد شد. باب مشارکت ها و تعاملات بیشتری باز خواهد شد و بدین ترتیب مخاطبین با اعتماد بیشتری به سمت ما گرایش پیدا کرده و در کسب و کار می‌توانیم بعنوان یک کارفرما یا فروشنده قابل که از مهارت‌های ارتباطی خوبی برخوردار است مشتریان بیشتری را جذب نماییم و در واقع مشتریان بالقوه را به بالفعل تبدیل نماییم و بدین ترتیب در شبکه سازی حرفه و کسب و کار خود، موفق‌تر عمل نماییم.